Qualitätsmanagement

Qualität, die wirkt – weniger Reklamationen, geringere Kosten.

Fehlerkosten senken statt Preise senken.

Qualitätsmanagement soll Probleme verhindern, nicht nur dokumentieren. Entscheidend ist nicht die Anzahl von Prüfungen oder Formularen, sondern die Fähigkeit, Fehler systematisch zu vermeiden und Qualität stabil zu beherrschen.

Im Mittelpunkt steht daher die Analyse von Reklamationen, Ausschuss, Nacharbeit und Prüfprozessen. Gemeinsam vereinfachen wir bestehende QM-Strukturen und bauen Standards dort auf, wo sie tatsächlich Wirkung entfalten: an Prozessen, Schnittstellen und im täglichen Arbeiten.

Typische Effekte aus vergleichbaren Projekten:

–25 – 40 % Reduzierung interner und externer Fehlerkosten
spürbare Senkung von Reklamationen innerhalb weniger Monate

Qualität wirtschaftlich steuern

Wirksames Qualitätsmanagement macht Qualität messbar. Fehlerursachen werden transparent, Qualitätskennzahlen verständlich aufbereitet und gezielt zur Steuerung genutzt, direkt am Ort der Wertschöpfung.

Dazu gehören z. B.:

Auswertungen zu Ausschuss, Nacharbeit und Reklamationsgründen
einfache, visuelle Darstellungen für Shopfloor-Boards
klare Verantwortlichkeiten für Analyse und Ableitung von Maßnahmen

Praxiswerte aus vergleichbaren Unternehmen:

zweistellige Reduktion von Ausschuss und Nacharbeit
deutlich stabilere Prozesse und höhere Liefertreue

Qualität wird damit vom reinen Kontrollinstrument zum wirtschaftlichen Erfolgsfaktor.

Schlanke Systeme statt Bürokratie

Normen, Audits und Zertifizierungen behalten wir im Blick, aber nicht als Selbstzweck. Entscheidend ist, dass das Qualitätsmanagement im Alltag funktioniert und akzeptiert wird.

In der Zusammenarbeit bedeutet das:

Dokumentation auf das notwendige, sinnvolle Maß begrenzen
vorhandene Unterlagen nutzen und gezielt weiterentwickeln
Standards so formulieren, dass sie an den Arbeitsplätzen lebbar sind
Verantwortlichkeiten, Prüfungen und Freigaben klar regeln

QM-Systeme werden so aufgebaut oder weiterentwickelt, dass sie Führung unterstützen, nicht belasten.

Zertifizierung pragmatisch vorbereiten

DIN EN ISO 9001 / DIN EN 1090

Viele Unternehmen stellen sich die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder DIN EN 1090 sehr aufwendig und bürokratisch vor. In der Praxis lässt sich der Weg dorthin deutlich schlanker gestalten, wenn man strukturiert vorgeht und sich auf das Wesentliche konzentriert.

Typischer Ablauf in meinen Projekten:

Ist-Analyse: Aufnahme der vorhandenen Strukturen, Prozesse und Dokumente. Was ist bereits vorhanden, was fehlt zur Normerfüllung?
Projektplan & Struktur: Festlegen von Zielen, Verantwortlichkeiten und Meilensteinen bis zur Erstzertifizierung.
Dokumentation & Tools: Aufbau bzw. Ergänzung der notwendigen Dokumentation (Prozesse, Verfahrensanweisungen etc.) – auf Wunsch mit passender Softwareunterstützung.
Schulung & Umsetzung: Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit dem Managementsystem und Begleitung bei der Umsetzung im Alltag.
Interne Audits: Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit durch interne Audits und Dokumentenprüfung.
Begleitung der Zertifizierung: Unterstützung bei der Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft und Begleitung beim Audit vor Ort.

So entsteht ein QM-System, das sowohl die Norm erfüllt als auch Ihrem Unternehmen wirklich hilft, statt nur ein „Papiertiger“ zu sein. Als BAFA-registrierter Berater kann meine Unterstützung zudem in vielen Fällen staatlich gefördert werden.

Erstzertifizierung, Überwachungsaudit, Rezertifizierung – was steckt dahinter?

Die Erstzertifizierung erfolgt in der Regel in zwei Stufen:

Stufe 1 – System- und Dokumentenprüfung:
Die Zertifizierungsgesellschaft prüft, ob Ihr Managementsystem grundsätzlich den Normanforderungen entspricht und ausreichend dokumentiert ist (z. B. Prozesse, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Dokumentenlenkung).
Stufe 2 – Praxisprüfung:
Im Unternehmen wird vor Ort geprüft, ob das System im Alltag gelebt wird: Normkonformität, Nachweise (z. B. interne Audits, Managementbewertung), Prozesssteuerung, Umgang mit Abweichungen.

Im Anschluss erhalten Sie – bei erfüllten Voraussetzungen – das Zertifikat. Dieses ist in der Regel drei Jahre gültig.

Überwachungsaudits finden jährlich statt und prüfen die Wirksamkeit und Aufrechterhaltung des Systems.
Rezertifizierungsaudits erfolgen alle drei Jahre und sind vom Umfang her näher an der Erstzertifizierung.

Wichtig ist: Hauptabweichungen (z. B. wesentliche Normanforderungen nicht umgesetzt) verhindern zunächst eine Zertifikatserteilung und müssen nachgebessert werden. Nebenabweichungen können durch Korrekturmaßnahmen geschlossen werden. In meinen Projekten bereiten wir Unternehmen gezielt darauf vor, Abweichungen zu minimieren und sicher mit ihnen umzugehen.

Prozessschritte Erst- Zertifizierung

Prozessschritte Überwachungsaudit

Audits als Führungsinstrument nutzen

Interne und externe Audits dienen nicht nur der Normerfüllung, sondern bieten die Chance, Ihr System und Ihre Prozesse weiterzuentwickeln. Deshalb betrachten wir Audits als Führungsinstrument, nicht als notwendiges Übel.

Typische weitere Auditformen, die wir sinnvoll nutzen:

Prozessaudit: Prüft Leistungsfähigkeit und Wirksamkeit einzelner Prozesse.
Systemaudit: Bewertet das gesamte Managementsystem und die Einhaltung eigener Regelungen.
Produktaudit: Stellt sicher, dass Produkte die definierten Anforderungen erfüllen.
Compliance-Audit: Überprüft die Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben.
Internes Audit: Dient der Selbstprüfung und Vorbereitung auf externe Audits.
Externes Audit: Wird z. B. von Kunden (Lieferantenaudit) oder Zertifizierungsgesellschaften durchgeführt.

Erfahrungswerte aus der Praxis:

deutlich geringerer Auditaufwand bei höherer Systemwirksamkeit
höhere Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeitenden

Ihr Nutzen

Ein wirksames Qualitätsmanagement reduziert Fehlerkosten, stabilisiert Abläufe und stärkt das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern. Jede vermiedene Reklamation und jede eingesparte Nacharbeit wirkt wie eine direkte Ergebnisverbesserung, ohne Preiserhöhungen.

Mit einem schlanken, praxisnahen QM-System und einer professionell vorbereiteten Zertifizierung wird Qualität zu einem messbaren Wettbewerbsfaktor, intern wie extern.